Archivez numériquement les documents relatifs à votre société

Une société a de nombreux documents à conserver en cas de contrôle administratif. Voyons, ensemble quels sont les temps légaux pour conserver vos documents numériquement.

Comment bien conserver vos documents fiscaux et RH ?

L'administration française déclare que les documents archivés numériquement doivent être traçables, authentifiés, protégés dans leur intégrité et doivent rester accessibles tout le long de leur archivage à l'entreprise propriétaire des documents.

C'est pourquoi Numéria vous propose une solution d'archivage qui héberge vos documents dans une infrastructure hautement sécurisée et accessible par les utilisateurs habilités après authentification.

Combien de temps faut-il conserver les documents fiscaux et RH ?

Suivant le type de document que vous souhaitez archiver numériquement, la durée de conservation établie par l'Administration Fiscale française change. Voici ci-dessous la liste des documents à conserver et leur durée :

Quels types de contrats et factures doivent être gardés pendant 10 ans ?

• Les factures clients
• Les factures fournisseurs
• Les bons de commande
• Les bons de livraison
• Les contrats commerciaux
• Les livrets et les registres comptable avec leurs pièces justificatives
• Les documents relatifs au bilan annuel de la société

Quels types de contrats commerciaux peuvent être conservés seulement 5 ans ?

• Les contrats pour le transport des marchandises
• Les documents bancaires qui relèvent d'un contrat commercial
• Les statuts sociaux de la société

Quel document doit être conservée 3 ans ?

• Les déclarations en douane
• Les documents relatifs à la vie en entreprise tel que les convocations, les feuilles de présence aux formations, les rapports du conseil d'administration...
• Les documents immobiliers sont les documents à conserver le plus longtemps
• Les contrats d'acquisition ou de cessions de bien immobiliers doivent être archivés et disponibles pendant au moins 30 ans.

Les documents fiscaux doivent quant à eux, être conservés durant 6 ans. Les documents fiscaux sont les documents relevant de :

• L'impôt sur le revenu
• L'impôt sur les sociétés
• Les bénéfices industriels et commerciaux
• Les bénéfices non commerciaux
• La cotisation foncière des entreprises (CFE)
• Les impôts locaux
• La valeur ajoutée sur les entreprises
• La TVA