Coffre fort salarié : Quels intérêts pour votre entreprise ?

Recevez tous vos documents administratifs personnels et confidentiels grâce à votre coffre-fort numérique pour les salariés

Lorsque l’on parle de coffre fort salarié, il n’est plus seulement question de cette fameuse boîte blindée, cachée derrière un tableau. Ce terme désigne certes, un espace très sécurisé, mais ce dernier n’est plus obligatoirement physique. Grâce aux nouvelles technologies de ces dernières années, il est désormais possible de profiter d’un espace en ligne inviolable. Les coffres fort salarié se révèlent être très pratiques dans le cadre de la GED (Gestion électronique des documents). Ces plateformes permettent de stocker et de mettre à disposition divers documents confidentiels comme les bulletins de paie et des contrats de travail. Très pratique pour les salariés, vous verrez qu’ils le sont également pour les employeurs ou les membres du personnel RH. En utilisant un coffre fort salarié sécurisé, vous évitez la distribution des documents par voie postale et la longue étape de la mise sous pli. Tout peut se faire de façon dématérialisée. Plus de détails sur ce type de prestation proposée par Numeria ! Une petite révolution aura bientôt lieu dans votre société...

Coffre fort salarié : pour qui ?

Le coffre-fort électronique présente de nombreux avantages pour toutes les parties prenantes d’une entreprise. Comme nous le verrons dans quelques instants, il facilite la vie de tous les membres d’une organisation. Du côté des employés, ces derniers peuvent consulter et stocker leurs bulletins de paie depuis un espace sécurisé. Pour ce faire, il leur suffira de se rendre sur leur espace personnel et d’entrer leur identifiant et leur mot de passe. Avec Numeria, tous leurs documents seront centralisés et dématérialisés. À tout moment, ils pourront s’y connecter et les consulter. Afin, lors de demande de justificatif (dans le cadre d’une simulation de prêt par exemple), ils n’auront pas besoin de les scanner. Ils pourront directement les envoyer à leur courtier. Les employeurs et les personnes dédiées aux RH vont aussi apprécier de travailler avec Numeria. L’édition, l’impression et la distribution des bulletins de paie sont des actions chronophages. Chaque mois, cela nécessite du temps et de l’énergie. Avec un coffre-fort employeur, ce processus obligatoire et incontournable va être grandement accéléré. Dans ce cas, il suffit d’éditer les bulletins de paie, rien de plus ! Par la suite, les salariés pourront y accéder en quelques clics. Tout cela est rendu possible par la loi du Travail concernant la dématérialisation du bulletin de paie en 2017. Désormais, l’employeur peut les envoyer sans l’accord préalable de son salarié. Ce dernier peut cependant s’occuper à ce mode de transmission et demander à recevoir de nouveau ces documents en version papier. Cette loi permet aux entreprises de gagner du temps et d’être plus productives. La dématérialisation des documents est aussi idéale pour réduire les impressions papier et l'utilisation des consommateurs comme des cartouches d’encre ou les enveloppes. Avoir un coffre fort salarié contribue à la protection de la planète !

La distribution automatique des documents grâce au coffre fort salarié

Édition, impression, distribution, stockage... Ces différentes étapes, vous les connaissez bien. Ce sont celles destinées à la distribution des bulletins de paie tous les mois. Bien que cela permette de circuler dans les couloirs et de rencontrer ses collègues, cette tâche est rébarbative et demande beaucoup de temps. Il est aussi intéressant de souligner que depuis le premier confinement, notre façon de travailler a été modifiée. En effet, durant plusieurs semaines, nous étions contraints de rester à notre domicile. Dans ce genre de situation, comment recevoir son bulletin de paie ? C’est justement dans ce cas où Numeria se révèle encore plus pratique et indispensable ! Grâce à ce nouveau service, le quotidien au sein de votre service RH va être simplifié. Sur une seule et même plateforme, il est possible d’éditer toutes les fiches de paie. Après avoir configuré le logiciel en amont, tout se fait automatiquement. Toutes les données relatives à vos salariés sont centralisées et disponibles en un coup d'œil : nom, prénom, salaire annuel, anciennement, absence durant le mois... Elles sont par la suite enregistrées sur un coffre-fort employeur. Une fois les bulletins édités, ils sont envoyés sur le coffre fort des salariés. Depuis leur ordinateur ou les smartphones, ces derniers peuvent les consulter et les télécharger en cas de besoin. Ils sont stockés sur une plateforme sécurisée et aucune perte de document n’est possible. Les fonctionnalités mises à la disposition des salariés ne s’arrêtent pas là. Afin de retrouver rapidement un document, une recherche avancée est disponible. La possibilité d’effectuer une signature électronique va quant à elle offrir un impressionnant gain de temps au quotidien lors des échanges et de la réalisation de nombreuses tâches. Grâce à elle, plus besoin de se déplacer. Tout peut se faire depuis son canapé, limitant ainsi les risques.

Coffre fort salarié : un gain de temps et de sécurité

Le temps est une denrée précieuse et limitée dans le temps. Il est donc nécessaire de la gérer de la façon la plus optimale possible. Les nouvelles technologies ont déjà permis de nous simplifier la vie sur divers plans : moins d’emails avec les messageries d’entreprises, fin des tickets restaurants qui sont désormais utilisables via une carte unique... C’est dans cette tendance que Numeria s’inscrit ! La gestion électronique des documents (GED) offre un important gain de temps. Cette digitalisation des actions permet de supprimer des actions chronophages. Dans les entreprises, la partie administrative et RH requièrent beaucoup de temps : édition des bulletins de paie, des contrats de travail... Numeria l’a bien compris et propose d’y remédier avec ses coffres forts électroniques. L’ensemble des documents à destination des salariés est désormais stocké de façon sécurisée sur nos serveurs en Ile de France. Plus besoin de se déplacer pour les récupérer. Ce service répond à des besoins actuels et permet de s’adapter au télétravail. Les salariés travaillent désormais majoritairement depuis leur domicile. Il a donc fallu trouver une alternative à la remise des bulletins de paie en main propre. Cette nouvelle façon de communiquer vous est proposée par Numeria.

Numéria : expert de la gestion électronique des documents

Depuis 1974, Numeria propose des prestations dans le domaine de l’informatique et de la gestion des documents d’entreprises. Au fil des années, la marque a su développer ses compétences afin de répondre à de nouveaux besoins liés à la digitalisation. Quatre entités sont regroupées au sein de Numeria dans le but d’être en mesure de proposer les services suivants :

  • Dématérialisation des documents
  • Archivage
  • Distribution de documents dans un espace sécurisé
  • Externalisation des impressions

Depuis notre création, nous avons su accompagner des centaines d’entreprises et répondre à leurs problématiques. Tout est mis en œuvre afin de satisfaire nos clients. En effet, nous apportons une réponse personnalisée et adaptée aux enjeux de chacun. Tout au long de la collaboration, nos équipes sont présentes afin de vous guider pas après pas. N’hésitez pas à nous contacter dès maintenant afin de découvrir notre prestation de coffre fort salarié et employeur. La mise en place de ce service est rapide et vous permettra de gagner en productivité ! Salariés, service RH... Toutes les parties prenantes de votre entreprise pourront profiter de cette solution de dématérialisation des documents.


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