Comment faire une facture électronique ?

Pour qu'une facture électronique soit valable, il faut que celle-ci soit entièrement numérique. C'est à dire que l'édition, l'envoi et la réception de la facture soit digitalisé.

La partie édition d'une facture électronique :

La facture électronique peut se faire grâce à votre logiciel de comptabilité habituel ou un logiciel gratuit de facturation. Vous pouvez ensuite ajouter la signature électronique de votre entreprise notamment grâce à la solution de Numéria.

N'oubliez pas qu'une facture électronique doit présenter les mêmes obligations qu'une facture papier.

Une facture ne peut être valable si elle ne mentionne pas plusieurs points obligatoires. Vérifiez toujours que votre facture indique tous les points ci-dessous avant de l'envoyer.

Le code du commerce indique plusieurs mentions :

• Votre identité (Nom et prénom si c'est un entrepreneur, dénomination sociale de l'entreprise, numéro SIREN ou SIRET
• Celle de votre client (dénomination sociale, adresse du siège sociale et de la facturation si celle-ci est différente du siège social)
• Le numéro de TVA de votre société
• Le numéro de TVA du client
• La date de la facture
• Jour effectif de la livraison ou de la fin des prestations
• Le numéro de la facture, qui doit toujours respecter une suite séquentielle de chiffre, avec la possibilité de rajouter un préfixe numérique (permettant la définition du mois) ou lettré (permettant la définition du type de client)
• Le numéro du bon de commande, si celui-ci a été préétabli par l'acheteur
• La prestation de service ou de bien vendus
• La quantité et le prix unitaire hors TVA du service et/ou des biens vendus
• Le montant total hors TVA
• Les majorations éventuelles de prix (frais de transport ou d'emballage)
• Rabais éventuel de prix
• Le montant total en TTC
• Le taux de la TVA applicable en fonction du service ou du bien vendu
• La date ou le délai de paiement (condition d'escompte en cas de paiement anticipé, marquez "escompte pour paiement anticipé : néant" s'il n'y a pas d'escompte)
• Le montant des pénalités applicables en cas de retard de paiement

Le non-respect de ces mentions peut engendrer des amendes allant de 15€ par mention inexacte à ¼ du montant de la facture ou 75 000€ pour une personne physique (375 000 pour une personne morale). Ces amendes peuvent être doublées en cas de défaut de facturation ou facture fictive.

En plus de ces obligations, pour qu'une facture électronique soit valable, il faut que celle-ci ne puisse pas être modifiée une fois émise, que l'identité de l'émetteur soit garantie, et que la lisibilité de la facture reste intacte tout au long de sa conservation.

Comment assurer la fiabilité d'une facture électronique ?

• La piste d'audit fiable permet d'assurer le suivi des factures tout en respectant un processus bien établi avec le Code général des impôts, prouvant les liens entre la facture électronique, les mails de bon de commande et le règlement. Ce processus est long et nécessite de conserver toutes les preuves des différentes étapes dans le même ordre qu'elles se sont déroulées.
• Les plateformes d'échange de données informatisées (EDI) permettent l'établissement, l'envoi et la réception d'une facture électronique. Si votre entreprise utilise déjà ce genre d'outil, cela peut être simple à mettre en place.
• Avoir recours à la signature électronique est un moyen très simple et très peu coûteux pour assurer la fiabilité de votre facture électronique.

Combien de temps conserver votre facture électronique ?

Une facture électronique se conserve au minimum pendant 10 ans. L'archivage de votre facture numérique peut se faire par votre propre entreprise ou par un tiers comme Numéria.

Vous pourrez ensuite l'imprimer et la conserver uniquement sur papier si besoin.

L'archivage numérique doit se faire sur un serveur localisé en France, sinon il faudra le déclarer à l'administration fiscale.

Les factures papiers peuvent être conservées numériquement mais attention, les règles de conservation des factures électroniques sont strictes, elles doivent respecter toutes les toutes les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales :

• Si une impression doit être refaite, les couleurs et la mise en page doivent être respectées à l'identique.
• La facture numérisée doit avoir une signature électronique ou d'un autre moyen certifié par l'autorité française afin de prouver que sa conservation numérique est fiable
• La facture numérisée doit faire apparaître tout annotation ajoutée après la parution de la facture
• Durant la période de conservation de la facture, des contrôles internes doivent être faits afin de vérifier la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité de la facture.