Le contrat de travail et la GED: comment cela fonctionne-t-il ?

La gestion électronique des documents est un système informatique destiné à hiérarchiser, stocker et à archiver les dossiers de l'entreprise. Elle est très pratique et permet à la fois de dématérialiser tout ce qui est en version papier. Cependant, certains documents spécifiques, comme le contrat de travail, sont sensibles à la dématérialisation et requiert quelques connaissances. Vous trouverez divers conseils à ce sujet, en suivant cette page.

Comment utiliser la GED pour la dématérialisation du contrat de travail ?

Le contrat de travail est un document écrit qui régit les relations de travail entre l'employeur et le salarié. Il détermine à la fois, la volonté des parties, mais prévoit également les obligations respectives de ces dernières (travail à accomplir, paiement du salaire, accords spécifiques, etc.). Chaque partie au contrat signera le document. Vous pouvez donc vous demander comment procéder à la dématérialisation pour que les contrats de travail puissent garder leur valeur juridique ? D'abord, il faut savoir que le contrat se forme par l'échange de volonté entre les parties. L'écrit est la pièce qui sert de preuve en cas de litige, mais le simple fait des accords peut former le contrat. C'est donc une question de formalisme, mais la dématérialisation par GED du contrat de travail peut très bien se faire. Puisqu'il s'agit de transformer les documents physiques en documents électroniques, il suffit d'utiliser la signature électronique, qui est aujourd'hui acceptée et reconnue comme ayant une valeur juridique certaine. Néanmoins, pour que votre passage à la gestion électronique puisse aboutir, vous devez avertir tous vos employés à l'avance et les préparer pour les changements.

Quels sont les avantages à utiliser la GED pour les contrats de travail ?

La GED pour les contrats de travail peut être considérée comme un véritable atout pour les entreprises ! Elle est à la fois à l'ère des évolutions contemporaines, mais fait également bénéficier de plusieurs avantages :

• Réduit le volume des archivages : l'entreprise est dans l'obligation de conserver les dossiers de ses employés ! Il y a le contrat de travail, suivi des fiches de paie, assurance, protection sociale, etc. Le passage à la GED permet donc de supprimer les documents physiques qui peuvent être encombrants, et vous pourrez faire un gain de place important.
• Réduit le coût des logistiques : l'utilisation de la GED pour les contrats de travail permet d'éviter la consommation d'encre et de papier, surtout pour les documents RH. De plus, le temps de traitement des dossiers sera plus rapide et efficace, car tout se fera par voie électronique.
• Permet une meilleure sécurisation des documents : les archives conservées dans le système GED sont plus sécurisées que celles en version papier ! D'abord, la GED prévoit un système de sauvegarde en ligne. De ce fait, tous les contrats de travail et autres documents ne pourront être ni détériorés, ni supprimés. Ensuite, l'accès aux documents est à la fois sécurisé et contrôlé. Vous pourrez en effet, établir la liste des personnes qui auront accès aux documents ressources humaines.
• Facilité de recherche des documents : contrairement aux archives physiques, la GED vous permet de retrouver facilement un document par le système de navigation ! En effet, vous n'aurez plus besoin de passer par des centaines de classeurs à vérifier manuellement pour accéder à un document, mais vous pouvez juste saisir le titre.
• La préservation de l'environnement : chaque employé utilise des milliers de papiers par an au bureau. Cependant, qui dit consommer du papier signifie couper plus d'arbre. Il est donc clair qu'un système d'archivage vers le zéro papier contribue bel et bien à la protection de l'environnement, et cela jouera un grand rôle pour l'image de l'entreprise.