Dématérialisation des documents d'entreprise : quels avantages ?

Avec l'émergence du télétravail, il a fallu adapter notre façon de travailler et revoir certains processus en interne : échanges via des messageries instantanées, réunions en visioconférences, archivage sur des coffre-forts électroniques... Les employeurs ont dû trouver des alternatives afin de transposer l'entreprise au cœur du salon de ses salariés. Parmi elles, le stockage et l'accessibilité de divers documents sont des enjeux cruciaux.

De ces facteurs dépendant la productivité d'une entreprise et le bien-être de tous. Chacun doit pouvoir assurer ses missions de façon nomade et autonome. Cela touche à la fois les employeurs et les salariés. La dématérialisation des documents d'entreprises permet de faciliter le quotidien de tous et présente de nombreux avantages. Chaque service peut ainsi en tirer bénéfice et gagner en efficacité. Décryptons plus en détails ce type de prestation proposé par Numeria !

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Qu'est-ce que la dématérialisation des documents d'entreprise ?

La dématérialisation consiste à réduire le nombre de documents papiers afin de les remplacer par des supports numériques. Elle permet de s'inscrire dans une démarche écologique "zéro papier".

En mettant en place de genre de démarche, l'entreprise utilise moins de consommable et réduit son empreinte carbone. Des importantes économies sont également observables dû à l'utilisation revue à la baisse de papier ou encore de cartouches d'encre. En parallèle, la dématérialisation s'accompagne de la gestion électronique des documents (GED). Cette méthode consiste à pouvoir gérer, stocker, envoyer et modifier lesdits documents en ligne.

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L'ensemble des services d'une entreprise peut profiter de ce type de révolution numérique, allant des RH à la comptabilité et finance. Contrat de travail, grand livre, bulletin de paie, factures... Tous ces éléments peuvent être concernés et être envoyés sur le Cloud.

En effet, ces professions exigent d'importantes quantités de dossiers à éditer, à classer puis à archiver. Elle touche également les différentes parties prenantes que sont les employeurs, managers, mais aussi les employés. Chacun peut profiter des divers avantages liés à la dématérialisation documents entreprise :

• dématérialisation RH
• dématérialisation fiche de paie
• dématérialisation factures
• dématérialisation dossier du personnel
• dématérialisation contrats
• dématérialisation bilan comptable
• dématérialisation relevés bancaires
• dématérialisation documents fiscaux

Afin de soutenir cet élan digital, le gouvernement a modifié la loi du Travail indiquant que désormais, les fiches de paie et autres éléments avaient autant de valeur au format numérique qu'en papier. De plus, il est désormais possible d'effectuer des signatures électroniques. Grâce à ce type de dispositif, les échanges sont fluidifiés et les déplacements ne sont plus obligatoires. Avant de se lancer dans cette petite révolution numérique, il est nécessaire de trouver le bon prestataire. Chez Numeria, nous proposons une plateforme sécurisée ainsi qu'un accompagnement personnalisé. Depuis près de 50 ans, nos équipes mettent tout en œuvre afin d'offrir un service fiable et sur-mesure.

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Pourquoi choisir la dématérialisation de vos documents d'entreprise ?

La dématérialisation des documents présente de nombreux avantages. Tout d'abord, comme nous avons pu le voir, cela a un impact positif sur la planète. Après la mise en place de ce type de processus, de nombreuses impressions ne seront plus utiles.

Le nombre de copies étant moindre, l'utilisation de vos consommateurs le sera également ; ramettes de papier, cartouches d'encre... Étant moins sollicitées, vous pourrez constater que vos imprimantes demandent une maintenance plus espacée dans le temps. Elles auront une meilleure durée de vie. Grâce à cette méthode, vos équipes vont gagner en productivité.

Concernant votre service RH, l'édition et la distribution des fiches de paie seront plus rapides et efficaces. Avec le logiciel Numeria, elles sont par la suite immédiatement envoyées dans l'espace personnel de vos salariés. Avec ce gain de temps, vos responsables du personnel pourront effectuer d'autres tâches qui leur incombent. D'autres services comme celui de la comptabilité et de la finance verront leur quotidien amélioré grâce à la digitalisation des informations. Chacun pourra stocker divers éléments afin d'y accéder partout et tout instant. Le partage de ces derniers sera également possible auprès de leurs collègues.

Ensemble, ils pourront avancer sur de nombreux projets et avoir des objectifs communs. Cela est également le cas pour le service commercial et celui de la communication. Sur une seule et même plateforme, les plaquettes, flyers ou encore logos seront accessibles à qui de droit. Recrutement de nouveaux clients, opération promotionnelle... Les projets pourront suivre leur cours. Le dernier avantage vise les salariés, tout service confondu. Via leur espace personnel, chacun pourra accéder à l'ensemble des documents le concernant : bulletin de paie, contrat de travail... Ainsi, il ne sera plus obligé de se déplacer jusqu'à son lieu de travail pour les récupérer. Son emploi est plus flexible et il sera davantage motivé pour travailler pour ce type de société bienveillante et à l'écoute.

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Dématérialisation des factures, dématérialisation comptable : un gain de temps et de sécurité

Dans ce genre de fonction, les factures et contrats doivent être conservés durant plusieurs années. Mois après mois, les dossiers d'archives s'accumulent et les bureaux sont vite surchargés. Afin de pouvoir s'y retrouver, un classement minutieux et régulier est indispensable ! De plus, en comptabilité et en finance, il est nécessaire de savoir jongler entre de nombreux documents : contrats fournisseur, gestion des immobilisations, bilan comptable... Afin d'y accéder rapidement, la version numérique se révèle être très pratique. Cela permet par exemple de rechercher un contrat en quelques clics, via un mot-clé. Cela est rendu possible grâce aux filtres très performants proposés dans les services Numeria.

Nos logiciels de dématérialisation sont très intuitifs et offrent une excellente sécurité. Afin de se connecter sur leur espace personnel, un identifiant et un mot de passe sont requis. Une fois les documents stockés sur la plateforme, ces derniers sont cryptés et ne peuvent être consultables que par les personnes à qui de droit. Les technologies informatiques utilisées par Numeria permettent d'éviter les vols, falsifications ou perte d'informations. Vous pourrez ainsi stocker tous vos documents l'esprit léger. La digitalisation permet également de conserver intacte ses documents durant de longues années. Aucun incendie ni inondation ne viendront les détériorer.

Dématérialisation des fiches de paie et documents RH : nos solutions

Tous les mois, votre service RH doit éditer, imprimer puis distribuer les fiches de paie. Bien que cela soit obligatoire, cela se révèle être chronophage. Afin de gagner du temps et de faciliter leur quotidien, Numeria a développé un service de dématérialisation des bulletins de paie et documents RH. Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur notre plateforme et d'éditer ces documents. Lorsque cela est fait, notre logiciel se charge du reste.

En effet, une fois finalisés, ils sont directement envoyés à l'ensemble de vos salariés dans leur coffre fort électronique. À l'aide de leur identifiant et leur mot de passe unique, ils auront tout le loisir d'aller les consulter depuis leur ordinateur ou smartphone. Et cela, sans forcément être dans les locaux de l'entreprise. Ces derniers ne seront plus obligés de conserver la version papier, ils pourront les télécharger et l'envoyer en fonction de leurs besoins.

Au sein du coffre-forts numérique salarié, le service RH pourra y déposer tous les documents ressources humaines et relatifs à l'embauche de ces derniers. Ainsi, les deux parties prenantes n'auront pas le devoir d'imprimer et de stocker ces éléments. L'ensemble des documents est conforme et légal. Ils peuvent être utilisés dans le cadre de diverses démarches administratives.

Le saviez-vous ? La digitalisation de vos différents documents permet d'améliorer votre image employeur. Vos salariés déjà recrutés seront ravis de découvrir que vous êtes à l'écoute de leurs besoins et que vous vous adaptez aux nouvelles façons de travailler. Quant aux candidats, ils seront ravis de postuler afin d'intégrer une entreprise soucieuse de l'environnement. Les avantages sont multiples et valent la peine de revoir ses méthodes de travail !

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Dématérialisation des relevés bancaires et documents fiscaux : ce qu'il faut savoir

Le service comptabilité peut également profiter de ce nouveau processus de stockage et de gestion. Dans ce secteur, de nombreux documents sont créés chaque jour et doivent être archivés. Les boîtes d'archives prennent chaque année un peu plus de place. Afin d'y remédier, il est pertinent d'avoir recours à la dématérialisation des documents fiscaux et documents comptables. Bons de commande, factures ou relevés bancaires, tout peut désormais être archivé sur un Cloud partagé.

Une fois stockés en ligne, le propriétaire de ces documents pourra décider quel autre membre de l'entreprise aura accès à ces derniers ; dirigeant, collègues...

Numeria vous permet de personnaliser l'accessibilité de chaque document depuis votre espace personnel. Cela permet de créer un travail d'équipe plus fluide et performant. La dématérialisation est très utile afin d'assurer un bon relai d'information auprès de toutes les personnes concernées par un sujet. Durant l'été, si un de vos collaborateurs est en congé, ses collègues pourront rapidement reprendre la main sur ses dossiers. Cela peut également être le cas lors d'un remplacement maternité ou d'un accident soudain par exemple. Au fil des mois, vous pourrez observer un gain de productivité au sein de vos équipes.

L'information et la communication seront plus claires entre elles. Même si certains membres de l'équipe travaillent en télétravail, vous pourrez conserver une bonne cohérence.

Numeria : votre expert de la dématérialisation !