La GED : GESTION DES DOCUMENTS RH

Digitalisation et gestion électronique de vos documents RH en ressources humaines

La GED est de plus en plus utilisée pour organiser les documents administratifs et conserver tout ce qui concerne une entreprise. Bien que la méthode soit déjà connue et appréciée par de nombreuses entreprises, c’est la crise sanitaire qui a rendu presque obligatoire l’utilisation des ordinateurs dans beaucoup de démarches administratives, notamment dans la gestion des documents des ressources humaines.

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Qu’est-ce que la GED et quels sont ses avantages pour vos documents RH ?

Avant de changer une méthode de fonctionnement interne, il est essentiel de savoir exactement de quoi il est question. Ces quelques lignes sont là pour vous aider à cerner aux mieux, et rapidement, ce qu’est la gestion électronique des documents.

La GED, Gestion électronique des documents, est la nouvelle façon de gérer les documents d’entreprise. Tous les documents papiers que nous avons obligation de conserver sont dorénavant écrits en version numérique. C’est ce qu’on appelle la dématérialisation des documents. Elle peut notamment se révéler très utile et pratique pour les services RH.

Les principaux avantages de la GED pour les documents RH

La GED tire son succès par le gain de temps inestimable dont elle fait profiter ses utilisateurs. En effet, grâce à la GED pour les contrats de travail, vous pouvez générer et modifier un contrat de travail directement sur votre ordinateur. Les modifications effectuées sont alors tout de suite enregistrées. Les documents ressources humaines sont envoyés en un clic pour être transmis aux acteurs du contrat. Et chaque document est conservé dans un Cloud ce qui permet ne plus se soucier de la bonne conservation de ces documents.

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La GED pour les fiches de paie possède le grand avantage du gain de temps. Tous les mois, les bulletins de paie sont transmis électroniquement à chaque employé.

La fiche de paie ne disparaît pas, loin de là, mais elle évolue. Chaque employé dispose d’un nom d'utilisateur et d’un mot de passe pour ouvrir une session privée qui l'amène à retrouver tous ses documents privés relatifs à l’entreprise. Une sécurité supplémentaire qui permet de limiter l'erreur humaine. Contrairement à sa version papier, elle ne peut pas être volée ou perdue. Mais cela fluidifie aussi les relations sociales, car il n’est plus nécessaire d’attendre pour donner toutes les fiches de paie en main propre.

La protection et la bonne conservation des fichiers demeurent un atout essentiel qui est apporté par la gestion électronique de nos documents.

Autre point bénéfique relatif à la GED pour les documents RH : La simplicité. Si beaucoup d’entreprises semblent ne jurer que par ça, c’est aussi qu’il y a une certaine simplification de la gestion électronique de documents. C’est cette simplification qui est très appréciable dans la dématérialisation des documents RH. Plus besoin d'écrire manuellement en plus de voir les bureaux moins encombrés par les dossiers. Pour rechercher un document, il suffit d’utiliser une simple barre de recherche. La personne souhaitant accéder au document se contente de taper le nom du document recherché pour que l’ordinateur le retrouve pour lui. L’organisation est optimale, même pour les bons de commande.

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La gestion des documents RH par la GED

Une bonne gestion des documents est essentielle pour les ressources humaines. Grâce à la GED, celle-ci va être à la fois simplifiée et plus complète. Plus de documents perdus, tout est directement accessible en ligne.

En quoi la GED peut-elle aider à la gestion des documents RH ?

Lorsque l’on procède à la dématérialisation des documents, il est bien plus facile d’optimiser les conditions d’embauche et l’intégration du nouvel employé. En effet, puisque tout est rapide, c'est l'occasion pour les ressources humaines de soigner leur image. L’entreprise montre un profil très moderne et organisé. Si les interactions en interne se font de manière fluide et efficace, l’employeur gagne en crédibilité auprès de son nouvel employé. L’employé, quant à lui, se sentira plus en confiance.

Chaque mois, tous les documents relatifs à un employé lui sont transmis, comme ses fiches de paie, ses heures de travail, l’objectif de ses missions à effectuer, les notes de frais éventuelles. Il sera également possible d’en profiter pour transmettre des annotations concernant les méthodes de travail, les objectifs du mois prochain et les notes d’information plus globale sur l’entreprise. Les relations entre l'employé et l’employeur sont largement fluidifiées.

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Quels sont précisément les documents à archiver ?

Plusieurs types de documents sont à conserver :

Les documents obligatoires sont évidemment les plus importants. Le dossier se compose :

  • Des contrats de travail signés par l’employeur et l'employé
  • Des documents relatifs à la mutuelle de l'employé
  • De l’avis de la visite médicale

Il faut ensuite constituer un dossier des collaborateurs, non obligatoire, et qui peut éventuellement se compose de :

  • Une copie de carte d'identité de l’employé
  • Une copie de son attestation sociale ou de sa carte vitale
  •  Son relevé d’identité bancaire

La gestion électronique ou GED de documents sociaux :

  • Le registre général et spécial du personnel
  • Le compte individuel

Voici d’autres documents RH qui peuvent être conservés électroniquement et mis à dispositions des employés :

  • Le règlement intérieur des entreprises
  • La charte de l’entreprise
  • Un livret d’accueil
  • Un livret d’épargne salarial
  • Une liste des conventions collectives qui s’appliquent à l’entreprise

En savoir plus sur la GED RH Ressources humaines / Gestion du Personnel


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