GED pour vos documents d’entreprise : Quels intérêts ?

Mettre en place la GED au sein de votre organisation permet le stockage, le classement et l'archivage de tous vos documents

La GED (Gestion Électronique de Documents) est un processus destiné à favoriser la gestion des documents produits ou reçus par une entreprise, et à favoriser sa circulation interne ou externe auprès des partenaires.

La GED permet de traiter les informations de manière dématérialisée grâce à un logiciel, mais peut aussi être exploitée.

Le logiciel a de multiples fonctions, non seulement pour intégrer des documents, mais peut également utiliser les métadonnées présentes dans les documents pour les classer, les diffuser, les traiter et les archiver.

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GED : pour quels documents d’entreprise ?

Les solutions de GED permettent de gérer une variété de documents d’entreprise. On retrouve ainsi :

GED administrative

Inclus la numérisation, mais aussi le classement de différents documents de style administratif comme

Ces documents numérisés peuvent être classés et stockés sur divers supports numériques. Ils peuvent être diffusés via le réseau interne de l'entreprise.

GED bureautique

La GED pour vos documents d'entreprise permet l'échange et la lecture des documents au format original (notamment les logiciels de la suite bureautique). Ces fichiers sont centralisés et tous les employés peuvent les consulter ou les modifier depuis n'importe quel poste de travail.

GED documentaire

Comprend l'indexation d'un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, etc.) selon les normes définies par l'entreprise et les normes définies par l'entreprise. Ce mode de gestion fournit généralement un moteur de recherche puissant (plein texte, multi-normes, index, thématique, etc.).

Plus développé dans les grandes organisations, cela permet d'accéder efficacement à toutes les informations et documents des salariés (modèles de lettres, documents RH, fiche de paie, etc.).

GED document d’entreprise : gagnez du temps

La gestion électronique des documents de vos documents d'entreprise apporte une réelle valeur ajoutée à votre entreprise et à tous vos services, et son intégration augmentera le potentiel de votre système intégré.

Vous pourrez constater un gain de temps conséquent concernant ces différents points :

Recherche de documents : Selon les recherches d'IDC (International Data Corporation), les employés passent en moyenne 3h30 par semaine à rechercher des documents, mais il n'y a aucun résultat. À l'aide de la gestion électronique des documents, ce temps de recherche est calculé en secondes. 

Vous pouvez désormais être sûr de retrouver facilement vos documents, en particulier lorsque votre système inclut une indexation efficace et automatique.

Optimisation des processus : La gestion des factures fournisseurs, le recrutement de nouveaux collaborateurs ou la rédaction des contrats nécessitent un échange permanent de documents entre les services, qui est finalement vérifié par le chef de service. 

Selon IDC, la gestion de ces approbations nécessite que les employés travaillent en moyenne 4h18 par semaine. Avec la GED, vous pourrez réduire considérablement ce temps, d'autant plus que le chef de service a un accès immédiat à tous les documents du dossier.

Automatisation du workflow : le traitement de la paperasse prend du temps et augmente le risque d'erreurs. Cependant, avec la numérisation de vos travaux, vous pouvez associer l'utilisation de documents électroniques à votre workflow et automatiser certaines règles.

Par exemple, vous pouvez créer une règle pour transférer automatiquement toutes les factures supérieures à 5 000 $ au service financier et transférer toutes les factures inférieures à ce montant à un autre employé pour approbation. Par conséquent, le nombre d'erreurs sera réduit et la traçabilité et l'efficacité du processus seront améliorées.

Réduisez les tâches secondaires : certains employés perdent beaucoup de temps à reformater des documents. Selon IDC, les employés passent en moyenne 2 heures et 24 heures par semaine pour changer les formats de documents, et 3 heures et 48 heures pour convertir plusieurs formats en un seul format. La gestion électronique des documents vous permet de configurer automatiquement les formats de documents standards selon vos préférences, ce qui vous fait gagner du temps.

Par exemple, vous pouvez choisir de convertir automatiquement tous les documents en PDF ou de les conserver dans leur format d'origine (document Word, feuille de calcul Excel, e-mail). Tout dépend de l'utilisation de ces fichiers. Si le contenu risque d'être modifié, vous utiliserez le format de fichier d'origine. Habituellement, pour éviter d'autres modifications, vous choisirez de convertir le document en PDF.

Améliorez la collaboration interservices : intégrez tous types de documents (y compris les e-mails et les documents papier) dans la solution de GED, simplifiant la collaboration des employés. Par exemple, si vous travaillez dans un bureau d'études, vous pouvez utiliser une simple reliure virtuelle pour archiver votre proposition et vos fichiers Excel dans le même dossier. Ainsi, les autres employés pourront accéder à ces documents pour consultation ou révision, et les visualiser directement dans la solution de GED, sans avoir besoin de logiciel tiers.

Ce ne sont là que quelques-unes des possibilités de gestion électronique des documents. En plus de vous aider dans votre démarche, cette solution vous permet également de mieux gérer la confidentialité et la sécurité de vos documents. Intégrer la GED des documents d'entreprise dans votre système d'information vous apportera une plus grande efficacité au travail au quotidien.

GED : une solution sécurisée pour vos documents d’entreprise

La protection des données critiques est essentielle pour assurer la continuité des activités et éviter de nuire aux relations avec les clients.

Les solutions de GED de vos documents d'entreprise offrent sécurité et protection aux informations sensibles circulant dans l'entreprise et à garantir leur confidentialité grâce à de puissantes mesures de reprise après sinistre.

Limiter la perte de documents avec la GED

Contrôler l'accès aux documents
Vous pouvez contrôler qui peut afficher, modifier et partager des informations en définissant des autorisations d'administrateur et d'utilisateur. Par exemple, si vous souhaitez qu'un certain contrat ne soit accessible qu'à un vendeur spécifique, vous pouvez définir les autorisations appropriées.

Préparez-vous au pire
Les centres de données peuvent avoir des problèmes et personne ne peut être à l'abri des catastrophes naturelles. Si tous vos fichiers sont stockés dans une armoire ou un disque dur, vous risquez de les perdre à cause des dégâts des eaux ou incendies.

Même s'il est peu probable qu'une telle catastrophe se produise, pourquoi prendre le risque ? Vous pouvez utiliser la GED pour vos documents d'entreprise pour créer plusieurs sauvegardes de sécurité pour une récupération facile en cas de sinistre.

Protégez vos informations
Enfin, vous veillerez à ce que vos données soient conformes aux normes telles que HIPAA et le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Si vous ne respectez pas ces règles, vous vous exposez à des sanctions sévères.

Des serveurs sécurisés, basés en île de France avec Numéria

Depuis 1974, Numeria fournit des services dans le domaine de l'informatique et de la gestion documentaire de l'entreprise. Avec les années la marque Numéria a réussi à développer ses compétences afin de répondre à de nombreux besoins liés de près ou de loin à la digitalisation.

Ces quatre solutions sont proposées par Numeria pour pouvoir fournir les services suivants :
Dématérialisation des documents
Archivage des documents
Distribuer les fichiers dans un espace sûr et sécurisé
Sous-traitance et externalisation d'impression

Les nouvelles technologies nous ont permis de nous simplifier la vie à tous les niveaux : la messagerie de l'entreprise a moins d'emails, et désormais la fin des titres-restaurant utilisables avec une seule carte. La numérisation de cette action permet de supprimer les actions chronophages. Dans une entreprise, les parties administratives et ressources humaines demandent beaucoup de temps : édition de la paie, des contrats de travail... Numeria l'a bien compris et propose de résoudre ce problème grâce à son coffre-fort électronique.

Tous les fichiers des salariés sont désormais stockés en toute sécurité sur nos serveurs en Île-de-France. Consultez-les sans bouger. Ce service répond aux besoins actuels et peut être adapté au télétravail. La grande majorité des employés ont fait le choix de travailler à domicile. Par conséquent, il est nécessaire de trouver une alternative à la livraison de la paie en personne. Numeria vous apporte ce nouveau mode de communication.

Nos solutions de GED pour vos documents d’entreprise

Le but de la dématérialisation est de gérer électroniquement les données ou documents d'entreprise : documents comptables, contrat de travail, grand livre, bulletin de paie, factures,  dossier du personnel, documents ressources humaines, contrats fournisseur, gestion des immobilisations, bilan comptable, bons de commande, documents fiscaux , factures... transitant par l'entreprise (services administratifs, clients, fournisseurs…).

Le document peut être un document local sous forme informatique ou un format papier (email, facture, etc.) Les opérations automatisées permettant une indexation plus fine que l'indexation manuelle des documents papier, ces documents seront dématérialisés.

Améliorez l'efficacité de votre organisation et le contrôle de vos documents avec la GED

Archivage par le GED des documents d’entreprise

Le dépôt électronique de documents est le stockage à long terme de données numériques. C'est l'un des enjeux fondamentaux de l'entreprise : le respect des obligations liées au délai légal de dépôt, selon le type de document.
La préservation numérique n'a de sens que si le processus vous permet de trouver le bon document au bon moment.
 
Numeria s'engage à stocker, restituer et certifier les données que vous archivez pour assurer la sécurité et la conformité de vos archives et documents. Les obligations réglementaires, légales, fiscales et réglementaires sont au cœur du processus du Groupe Numeria.

Les solutions de stockage de données numériques peuvent atteindre un stockage hautement sécurisé, afin de garantir l'intégrité des données est la base de la technologie propriétaire de Numeria. L'entreprise conservera une grande quantité d'informations et de dossiers pendant une longue période.

Vous souhaitez archiver des documents avec la GED ? Contactez nous !

Les documents historiques sont généralement au format papier. Le classement dans des boîtes ou des dossiers peut rendre la gestion parfois fastidieuse : il faut beaucoup de temps pour organiser, trouver des informations et rechercher des fichiers. L'archivage sécurisé lié aux documents d’entreprise a pour but de stocker l’ensemble des documents (comme les contrats de travail) au format numérique sur une plateforme, qui sont des documents précieux et confidentiels.

L'archivage sécurisé des documents de l'entreprise est soumis à une réglementation stricte en termes de durée et de traçabilité. Les documents de ressources humaines ont une valeur et une durée de conservation particulières, ce qui oblige les employeurs à prendre de fortes précautions. Les fichiers numériques sont plus sûrs et plus sûrs que les fichiers papier simples, qui peuvent être soumis à divers dangers (perte, falsification, destruction, etc.)

Le dépôt en toute sécurité du contrat de travail de votre entreprise permet de gagner du temps de traitement et de protéger les données stockées. Depuis plusieurs années, nos services dans le domaine des ressources humaines ont permis à nos clients de gérer les données de manière simple et sécurisée, y compris la récupération d'historique papier et la gestion informatisée des données.

Distribution des documents d’entreprise : coffres-forts électroniques

La dématérialisation dans votre entreprise permet de numériser ; même les documents papier peuvent être recherchés sur support électronique ; tous les documents de gestion et d'organisation de votre entreprise : paie, factures, bons de commande, dossiers du personnel, etc.

Un coffre-fort électronique est un espace hautement sécurisé qui bénéficie d'une architecture permettant le stockage, l'accès, le téléchargement, l'impression et le partage des données qu'il contient. On trouve deux types différents de coffres-forts numériques. Ce sont les coffres-forts propres aux  employeurs et ceux destinés aux employés. Chaque entité peut accéder aux documents partagés et autorisés en fonction de son statut.

Dématerialisation : GED ou coffre-fort numérique, contactez Numeria

Il s’agit d’une solution de sécurité pour l'archivage et le stockage électroniques. Il simplifie la dématérialisation des documents administratifs et leur transmission entre particuliers et entreprises.

La gestion électronique des données via les coffres-forts numériques se concentre sur les adresses e-mail. Le coffre-fort numérique est un espace personnel en ligne qui permet aux utilisateurs de :

  • Recevoir une lettre de l'expéditeur de son choix.
  • Gérer ces fichiers : stockage, classement, paiement.
  • Conserver les factures, les paies et autres données et documents administratifs dans un espace d'archivage électronique à valeur légale.

La signature électronique, un indispensable pour la GED de vos documents d’entreprise

La signature électronique est un outil de signature numérique sécurisé conçu pour garantir l'intégrité et l'authenticité des documents électroniques. C'est l'équivalent numérique d'une signature manuscrite. Avec ses certificats reconnus et vérifiés, Numeria apporte une valeur de preuve reconnue pour vos documents numérisés et garantit l'authentification des utilisateurs.

Signatures électroniques pour vos documents avec la GED

Les signatures électroniques concernent tous types de documents, tels que les contrats de travail électroniques, les factures dématérialisées, les contrats commerciaux, les autorisations...

La mise en place de la signature électronique dans votre structure est réalisée en mettant à votre disposition un coffre-fort employeur, vous permettant d'accéder à tous les documents ressources humaines tels que : paie dématérialisée, contrats de paiement, documents numériques de travail et sociaux.


La gestion électronique des documents ou GED, la solution numérique qui permet de gérer au mieux les documents d'entreprise
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