La GED pour vos factures: une solution de dématérialisation sécurisée

Le processus de facturation peut être fastidieux, car il nécessite de traiter les dossiers d'innombrables clients, leurs transactions, les dossiers précédents, les détails de crédit, etc. Il est temps d'aller au-delà de la saisie manuelle des données et de l'archivage physique de nombreux documents comptables.

L'utilisation des outils GED factures permet non seulement la dématérialisation des documents comptables, répondant ainsi à la problématique de devoir archiver physiquement les factures papier, mais d'automatiser le traitement de ces derniers. Les outils GED basés sur le cloud centralisent également l'accès aux documents comptables et les rendent instantanément accessibles à ceux qui en ont besoin.

Qu'est-ce que la GED ?

Beaucoup pensent que la Gestion Électronique de Documents signifie numériser du papier en PDF et envoyer ces fichiers à l'aide du courrier électronique, car selon l'acronyme GED, nous serions en train de gérer des documents électroniques. La GED, cependant, concerne plutôt et se base plus sur la gestion documentaire d'entreprise. Ce procédé informatique répond à la nécessité de stocker, de rechercher selon une certaine classification, et d'avoir un accès et un enregistrement contrôlés de qui a fait quoi et quand.

La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution de dématérialisation de documents au format numérique, ainsi que de centralisation de l'accès à ces derniers, les rendant ainsi instantanément accessibles à ceux qui en ont besoin.

Un logiciel GED permet à une entreprise l'archivage électronique des documents, qu'il s'agisse de factures fournisseurs, de bons de livraison, de commandes, etc. La GED de vos factures aide vos équipes à travailler de manière collaborative en facilitant l'accès et le partage des informations.

Comment fonctionne la GED pour les factures ?

Un logiciel de GED factures vous permet de traiter, de rassembler, d'indexer et de stocker électroniquement des factures, en capturant des informations importantes sur chaque facture ou document associé et en les rendant accessibles à partir des ordinateurs de bureau des travailleurs autorisés ou des appareils numériques préférés. Les informations vitales telles que les noms et codes des fournisseurs, les montants des factures et les dates d'échéance sont extraites et stockées afin que les travailleurs puissent les rechercher, y accéder et les utiliser efficacement selon leurs besoins. Les contrats des fournisseurs, les reçus et autres éléments sont disponibles pour les personnes autorisées pour examen ou modification, ce qui ajoute de la commodité et permet de gagner du temps.

Les avantages de la GED pour les factures

• Vous réduisez de moitié le temps nécessaire en utilisant des logiciels de facturation standardisés (par exemple, fonctionnement des compteurs, frais d'utilisation du réseau, quantités excédentaires et manquantes).
• Vous réduisez le taux d'erreur de moitié grâce à un très haut niveau d'automatisation, minimisez ainsi les réclamations de facturation, assurez une réception plus rapide des paiements et augmentez la confiance des clients.
• Vous réduisez les coûts informatiques de 15 % en moyenne grâce à des interfaces standardisées lorsqu'elles sont intégrées à votre paysage informatique existant.
• La GED pour les factures réduit le besoin et les dépenses associées, d'espace de stockage physique. Des circonstances imprévues telles qu'un incendie ou une inondation pourraient potentiellement endommager ou détruire les fichiers physiques. Les systèmes GED incluent généralement un plan de sauvegarde des données et de reprise après sinistre, qui fournit aux entreprises une sauvegarde numérique.
• Les systèmes GED permettent une meilleure organisation des documents, car tous les fichiers se trouvent dans un emplacement central et les utilisateurs peuvent facilement trouver des fichiers à l'aide de la recherche en texte intégral. En ayant tous les fichiers dans un seul emplacement numérique, les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers n'importe où et à tout moment.
• Sans aucun doute, la dématérialisation des factures fournisseurs a également un impact positif sur l'environnement. Choisir une solution sans papier est une décision éthique et écologique.