Gestion Electronique de Documents (GED) pour le grand livre comptable

Facilitez la gestion de vos documents comptables et financiers avec la dématérialisation et la Gestion Électronique de Documents

La GED : Les avantages du grand livre

Le temps d’un bureau rempli de multiples cahiers est bien fini. Aujourd'hui, c’est votre ordinateur qui contient toutes vos données et il en est de même pour votre comptabilité. 
Alors qu’est-ce qu’un grand livre comptable et surtout en quoi la GED est un atout dans la gestion de votre comptabilité ? 

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Qu’est-ce qu’un grand livre comptable ?

La gestion électronique des documents, communément appelée la GED est en 2021 présente dans presque toutes les entreprises. Elle facilite grandement l’organisation et la gestion des documents comptables, et ce même dans le domaine de la comptabilité. Si vous ignorez en quoi cela consiste, alors cet article peut vous intéresser. 

Définition du grand livre comptable

 Le grand livre comptable est un livre compte qui recense toutes les opérations des comptes bancaires reliés à une entreprise. Chaque opération se trouve inscrite dans ce registre afin de garder un bon suivi de toutes les opérations qui concernent l’entreprise. Il est important de savoir que ce document fait partie des livres obligatoires.

C’est l’article R 123-173 du Code du Commerce qui décrète un certain nombre de livres obligatoires pour certaines entreprises qui sont enregistrées dans le Registre des commerces. Parmi ces livres se trouve donc le grand livre comptable

Comprendre son rôle

Les livres comptables nous aident donc dans la gestion et le contrôle des comptabilités, il est très important pour bien gérer les flux d’argent, mais aussi en cas de contrôle, car il vous permet de justifier chacune des sorties ou rentrées d’argent possible.  

Quels sont les avantages de la GED ? 

La GED offre de nombreux avantages dans la gestion du grand livre comptable. Mais avant tout, il est important de bien comprendre ce que contient le livre.

Que va recenser un grand livre ?

Le livre de comptes va recenser toutes les opérations de tous les comptes reliés à votre entreprise. Vous devez y ranger les factures et tous les documents liés à la comptabilité comme une facture fournisseur ou encore des bons de commande.
Il convient d’y marquer la date des opérations financières, le montant, le libellé ainsi que s’il s’agit d’un débit ou d’un crédit.  

Il est de rigueur de faire trois grands livres pour une meilleure organisation.

  • Un livre des fournisseurs 
  • Un livre des clients 
  • Un grand livre général

Comptabilité : Accélérez le temps de traitement de vos factures avec la GED

En quoi la GED est un atout ? 

Le principe de GED est de remplacer la gestion manuscrite par une gestion complètement informatisée. Cela peut parfois faire peur. La dématérialisation de documents a mis du temps avant de s’inscrire dans notre quotidien. Beaucoup de personnes étaient totalement réfractaires à un changement au profit d’une vie encore plus connectée. Il y aura peut-être toujours des gens qui le seront, mais petit à petit, la GED a conquis une grande majorité des personnes. 

La GED est avant tout un gain de temps incroyable dans le domaine de la comptabilité. Elle optimise considérablement chacune des opérations que l’on y fait. En 2021, la dématérialisation est devenue presque essentielle pour une meilleure organisation de vos données. Les livres de comptabilité sont clairs et lisibles, au final, ils n’en sont que plus fiables. 

Il semblerait impensable aujourd’hui de se voir chercher pendant des erreurs un papier important oublié dans le fond d’un tiroir. Ou encore de devoir ouvrir ses fameux grands placards aussi hauts que nos murs et rempli jusqu’au plafond. Des livres et des cahiers contenant toutes les informations relatives à votre entreprise. Des classeurs de papiers que l’on peut rapidement perdre et qui nous font perdre un temps fou. 

Maintenant ce sont les datas qui s'accumulent dans nos ordinateurs. L’organisation est complètement optimisée. Il est conseillé de toujours faire converger les données de son ordinateur  sur un cloud. Le cloud est la boîte mémoire de votre ordinateur et en cas de quelconque panne il est bien de savoir que toutes vos données ne seront pas perdues.  

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