Pourquoi ouvrir un coffre-fort électronique pour votre entreprise ?

Le coffre fort électronique Numeria permet de stocker en toute sécurité des documents et données confidentielles

Depuis plusieurs années, le digital s’est invité dans notre vie personnelle et professionnelle. À notre domicile, nous pouvons profiter de nouvelles technologies qui ont changé notre quotidien. Nous avons désormais accès aux réseaux sociaux, à la domotique ou au stockage de nos données sur des “clouds”. Ces nouveautés ne s’arrêtent pas à la sphère privée. Elles sont aussi présentes sur notre lieu de travail. Messagerie d’entreprise, réunion par visioconférence, gestion en ligne de son agenda ... Nous découvrons de nouvelles façons de travailler et d'interagir avec nos collègues et nos supérieurs. Cette tendance s’est accélérée depuis le premier confinement et le télétravail imposé. Il a rapidement fallu trouver des solutions dans le but d’assurer le transfert d’information et créer un bureau virtuel, accessible partout et tout le temps. Présente sur le marché de la digitalisation et la sécurisation des données depuis 1974, Numeria souhaite vous accompagner dans cette petite révolution. Notre expertise et notre savoir-savoir vont vous permettre de mettre à disposition des coffre-forts électroniques pour l’ensemble de vos salariés. Contrats de travail, dossiers RH, bulletins de paie ? Comme nous le verrons, notre logiciel sécurisé vous permettra de stocker et de rendre disponible des milliers de documents depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone à qui de droit.

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Avec Numeria, gagnez en productivité et faites un important gain de temps ! Le coffre fort électronique entre dans votre plan de communication RH. Il a aussi un impact sur la fidélisation et le recrutement de vos collaborateurs...

Découvrons dès maintenant les nombreux avantages d’ouvrir un coffre-fort électronique pour votre entreprise !

Ouvrir un coffre fort électronique pour la sécurité de vos documents comptables, ou documents fiscaux

Un coffre fort électronique est un espace de stockage online également appelé “cloud”. Il permet d’y déposer et d’archiver de nombreux documents confidentiels de façon sécurisée. Par la suite, ces derniers sont consultables, modifiables voire téléchargeables. Pour ce faire, les personnes concernées disposent d’un identifiant et d’un mot de passe uniques. Une fois connectées à leur espace, elles peuvent accéder aux documents disponibles sur leur espace personnel.

Ouvrir un coffre électronique présente de multiples avantages pour l’ensemble de vos collaborateurs, tout service confondu.

Dans la liste des missions qui incombent le service des ressources humaines, l’édition et la distribution des bulletins de paie y figurent. Tous les mois, vos gestionnaires doivent effectuer les mêmes tâches chronophages mais obligatoires. Cela va de l’édition, à l’impression puis à la distribution de ces documents à tous les membres de votre organisation. Cela est énergivore et pourrait être simplifié grâce au logiciel proposé par Numeria.

En effet, toutes ces actions peuvent être réalisées depuis une seule et même plateforme. Une fois édité, le bulletin de paie sera directement envoyé et placé dans le coffre fort salarié. Comme nous l’avons énoncé, cette petite révolution concerne l’ensemble de vos services. La gestion des ressources humaines, mais également le domaine de la comptabilité et de la finance. Les employés dédiés à ces tâches doivent sans cesse jongler entre plusieurs factures et bons de commande. Afin de les rendre disponibles à la totalité du service ainsi qu’à d’autres intervenants, le coffre fort électronique s'avère être très utile. Votre comptable pourra déposer sur votre Cloud tous les éléments relatifs à votre trésorerie ainsi qu’à l’état de vos comptes.

Par la suite, il pourra les mettre à disposition des personnes à qui de droit. Ces documents seront stockés de manière digitale et disponibles à tout instant. Ouvrir un coffre fort électronique est devenu indispensable de nos jours. Cela permet de s’adapter aux nouvelles façons de travailler qui émergent : télétravail à temps, à mi-temps, travail en temps-partiel. Grâce à Numeria, vos collaborateurs pourront accéder à leurs documents peu importe où ils se trouvent.

Sécurisation des documents RH : pourquoi ouvrir un coffre fort électronique ?

Le gain de temps n’est pas le seul avantage d’ouvrir un coffre fort électronique. La sécurisation des documents RH est un enjeu incontournable et crucial. Avant de proposer ce type de service à vos salariés, il est nécessaire de trouver l’acteur qui saura vous garantir une excellente protection de vos données. Depuis 1974, des centaines d’entreprises ont su faire confiance à Numeria dans le cadre de ce type de prestation. En effet, nous mettons à la disposition de nos clients un logiciel hautement sécurisé pour un archivage répondant à toutes leurs exigences.

Les données numériques de l’ensemble des services sont ainsi protégées.

Afin de sécuriser les documents stockés, nous avons développé un système de chiffrage des documents. Grâce à ces techniques informatiques, seules les personnes habilitées à lire un document peuvent y accéder. Elles n’auront accès qu’aux documents leur étant destinés. Chaque espace est personnel et confidentiel. Ouvrir un coffre fort électronique va permettre de garantir la confidentialité et l’intégrité de nombreux documents RH mais aussi comptable : bilans comptable, bons de commande, documents fiscaux... Cela évite les risques de falsification, de vol ou de perte. Archivés sur le “Cloud”, ils sont à l’abri de tout acte malveillant.

En plus d’incident ou de dégât des eaux au sein de l’entreprise, ces données ne sont également pas détruites. Concernant les bulletins de paie numériques, ils sont désormais reconnus par la loi du Travail modifiée il y a peu à ce sujet. Ils sont aussi légitimes que ceux en version papier.

Les coffre-forts électroniques sont également excellents en termes d’image marque employeur.

En interne comme en externe, votre entreprise sera perçue comme une société moderne, à l’écoute de ses salariés. Cela permet aussi de mettre en avant votre implication dans la protection de l’environnement et les démarches RSE (responsabilité sociétale des entreprises). La dématérialisation est dans l’air du temps et permet de protéger à son niveau, la planète. En effet, étant accessible depuis un ordinateur ou un smartphone, certaines impressions seront désormais inutiles. Grâce à cette version digitale, vous pourrez observer une réduction dans l’utilisation de vos consommables (ramettes de papier, cartouches d’encre...). Vos imprimantes seront moins utilisées et pourront ainsi durer plus longtemps. Les coûts liés à la maintenance de ces dernières seront réduits.

Comment fonctionne un coffre-fort électronique ?

À l’instar d’un coffre-fort classique, le coffre-fort électronique est un espace très sécurisé. Au sein de ce dernier, il vous sera possible d’y déposer virtuellement des centaines de documents confidentiels. L’ensemble de vos services peut être concerné et profiter de cette prestation proposée par Numeria.

Chaque partie prenante aura en sa possession un identifiant et un mot de passe uniques. Chacun pourra ainsi se connecter à tout moment, depuis un ordinateur fixe ou portable ou à partir de son smartphone. Par la suite, libre à lui d’archiver ou de consulter divers documents.

Les documents disponibles sur le “Cloud” ne sont pas à la disposition de tous.

En effet, lors de leur téléchargement sur la plateforme, le propriétaire de ce dernier pourra sélectionner les personnes qui auront ce droit. Votre comptable ne pourra rendre visible le bilan qu’à son service et à son dirigeant par exemple. Tout est paramétrable ! Une fois connectés à leur espace personnel, vos salariés auront accès aux documents qu’ils ont stockés ou ceux rendus disponibles par un tiers. En fonction des besoins, il sera possible de simplement les consulter ou de les télécharger.

Cela est très pratique et permet de gagner du temps. Ainsi, il ne sera plus nécessaire de se rendre au travail afin de scanner un document et de l'envoyer sur sa boîte email. Le coffre fort électronique permet de répondre aux nouveaux besoins liés au télétravail. Les salariés ne sont plus présents sur leur lieu de travail 5 jours/7. Il faut donc mettre en place des solutions de gestion électronique des documents. À n’importe quel moment, ces derniers doivent avoir accès à ce type d’élément. Cela permet d’assurer un relai et de ne pas perdre d’information durant les congés de certains de vos collaborateurs.

Les autres membres de l'équipe pourront avoir accès aux dossiers en cours sans déranger la personne absente. Au-delà des congés, cela est très pratique lors d’une passation ou de l’arrivée d’une nouvelle personne en renfort. Il y a une continuité sans perte d’information.

Ouvrir un coffre fort électronique employeur

Deux types de profils peuvent profiter d’un coffre fort électronique : les employeurs / gestionnaires du personnel et les salariés. Chacun va en tirer de nombreux avantages et voir leur quotidien grandement facilité.

Cette plateforme a été conçue afin d’accueillir divers documents sensibles et confidentiels. Ils peuvent émaner de nombreux services dont ceux liés aux ressources humaines et à la comptabilité. Service RH Le service administratif produit chaque jour de nombreux documents qu’il faut éditer, imprimer, distribuer puis stocker :

  • Dossier du personnel

  • Contrats de travail

  • Bulletins de paie

  • Attestation employeur

Au fil des années, la quantité de dossiers en version papier est impressionnante. Un important travail de gestion et de classement est incontournable afin de trouver rapidement une information. Pour gagner du temps, il est pertinent de passer par l’archivage sécurisé.

Ainsi, tous les documents sont disponibles sur une seule et même plateforme. Cela permet également de profiter du bureau plus aéré. Grâce à ce stockage en ligne, il n’est plus nécessaire de conserver certains documents. Cela se révèle très pratique dans ce domaine qui exige de les garder sur le long terme. Service comptable et financier Dans le domaine de la comptabilité et de la finance, de nombreux écrits sont édités chaque jour et prennent au fil du temps, une place importante :

  • Grand livre,

  • Factures,

  • Gestion des immobilisations,

  • Contrats fournisseur,

  • Factures fournisseurs,

  • Relevés bancaires...

Tous les documents liés à la vie de ce service peuvent être stockés sur un coffre fort employeur.

Numeria assure également la traçabilité et la datation du traitement par horodatage. Ainsi, tout comme avec une version papier, les informations sont certifiées. Grâce à cette plateforme sécurisée, le risque de perte ou de vol est infime. Tout a été pensé afin de vous garantir une prestation de qualité et sur-mesure.

En fonction de vos besoins, nos équipes seront à vos côtés afin de vous offrir le service le plus pertinent. Tout au long de notre collaboration, trouvez rapidement toutes les réponses à vos questions. Afin de vous aider à vous y retrouver rapidement, les équipes de Numeria ont développé un filtrage très précis. Il vous sera possible d’effectuer des recherches en fonction du type de documents, sa date de téléchargement, son poids... De plus, vous pourrez profiter d’une recherche avancée. En quelques instants, retrouvez n’importe quel élément. Mot clé, nom de l’éditeur du document ? Bénéficiez d’un espace de stockage intuitif et simple d'utilisation.

Ouvrir un coffre fort électronique salarié

Les services RH et comptables ont tout intérêt à recourir à ce type de prestation afin de pouvoir mettre à disposition divers documents. Qu’en est-il du côté du salarié ?

Ouvrir un coffre fort électronique à destination de ces employés est une excellente idée !

Notre façon de travailler a été grandement modifiée depuis le premier confinement. Auparavant, nous étions toute la semaine sur notre lieu de travail. Entourés de nos collègues, nous pouvions rapidement nous rendre dans le bureau des RH en cas de besoin. Ce schéma n’est désormais plus la réalité pour la grande majorité des salariés français.

Durant plusieurs mois, employeurs et employés ont dû effectuer leur activité professionnelle depuis leur domicile. Pour certains, ce concept était tout à fait nouveau. Pour d’autres, comme les start-ups par exemple, cela est déjà effectif bien avant ces obligations gouvernementales. Diverses questions organisationnelles se sont alors posées :

  • Comment accéder à mes dossiers depuis la maison ?

  • Comment communiquer avec les équipes ?

  • Comment recevoir mes fiches de paie ?

Pour plusieurs problématiques, une réponse a été apportée. La messagerie en ligne permet par exemple, d'échanger rapidement avec une personne de son organisation. Pour les autres points, il a fallu trouver des alternatives rapides et sécurisées : le coffre fort salarié. Ce type de logiciel répond tout à fait aux exigences des entreprises, mais aussi, légales. D’un côté, le salarié peut archiver tous les documents qu’il souhaite.

Ces éléments initialement stockés sur son ordinateur et donc, dans un espace fermé, sont désormais accessibles partout et à tout moment. Il peut également partager ces éléments auprès d’autres collaborateurs. La productivité est donc accrue, même durant le télétravail. Il n’est plus nécessaire de se rendre sur son lieu de travail pour consulter divers documents professionnels, mais aussi RH. Depuis leur espace personnel, l’ensemble de vos salariés aura le plaisir de retrouver chaque mois, leur bulletin de paie.

Les autres éléments liés à leur embauche sont aussi en ligne et consultables uniquement par ces derniers. Très pratique, cela leur permettra également d’avoir tous ces documents sous la main à tout moment. Ainsi, en cas de simulation de prêt ou d’ouverture d’un compte en banque en ligne, il suffit de les télécharger en quelques instants. Travailler pour une entreprise soucieuse des besoins de ses employés est un facteur très motivant. Cela donne envie d’être performant pour aider cette dernière à se développer davantage.

Grâce à une bonne image employeur, la fidélisation est accrue. Concernant le recrutement, ce type d’action est également très positif. Les candidats souhaitent intégrer une société bienveillante.

Ouvrir un coffre-fort électronique est donc un excellent moyen d’augmenter la satisfaction de ses employés et de gagner en productivité.

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