La dématérialisation des bulletins de paie par la GED

Solution de GED pour la distribution de fiches de paie

Le bulletin de paie est un document comptable qui doit être délivré obligatoirement par toute entreprise employant des salariés, et ce, à chaque versement de salaire. Le système peut-être fastidieux lorsque l'entreprise doit délivrer et conserver des centaines, voire même des milliers de fiches à chaque paiement ! La solution pour y remédier est simple. C'est la dématérialisation des bulletins de paie, par l'utilisation du système de gestion électronique des documents. Vous aurez tous les détails de la GED de bulletins de paie sur cette page.

Comment utiliser la GED pour les bulletins de paie ?

La GED est un logiciel d'archivage électronique qui permet à une entreprise de gérer de différentes tâches, comme le paiement de salaire. Le système offre à l'administration et aux ressources humaines, la possibilité de stocker et d'enregistrer des opérations comptables, et de les mettre à disposition des salariés par la suite. Les entreprises n'auront donc plus à imprimer des milliers de fiches pour la distribution et la sauvegarde de ces documents. Pour le bulletin de paie en effet, il ne suffira plus que d'enregistrer chaque fiche sur le logiciel GED et programmer l'accès pour chaque employé. C'est donc un système particulièrement avantageux et à la fois réglementaire.

Que dit la loi sur la délivrance des bulletins de paie par le système de la GED ?

Comme susmentionné, la GED est un système réglementaire pour les bulletins de paie ! Cela signifie qu'il peut très bien être appliqué par toutes les entreprises. En effet, l'obligation de remise du bulletin de paie pour chaque salarié n'est accompagnée d'aucune obligation de formalité et peut donc en principe, être libre. L'important, c'est de remettre la fiche de paie à temps au salarié, lorsqu'il reçoit son salaire, peu importe le moyen. De cette manière, il pourra faire des réclamations ou des contestations, s'il y a des erreurs de calcul ou autres éventuels problèmes. Mais issu du système de dématérialisation et selon la législation en vigueur, l'employeur a l'obligation d'archiver et de sauvegarder les bulletins de paie pour une durée de 50 ans. Aussi, chaque employé aura accès à son bulletin de paie, mais il faudra s'assurer de la confidentialité du document ! Cela signifie que la fiche doit seulement être destinée à son propriétaire.

Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie par la GED

Les avantages de la GED pour les bulletins de paie sont divers, surtout pour l'organisation de l'entreprise !

- Moins de documents papier stockés : la GED pour les bulletins de paie est le meilleur moyen d'archivage pour toutes les entreprises ! En effet, il n'y aura plus besoin de stocker un volume important de papiers pour la sauvegarde des copies de bulletins de paie.

- La praticité : avec la GED des bulletins de paie, fini les milliers de papiers à imprimer, pour ensuite tous les partager ! En effet, chaque travailleur aura directement accès à sa fiche, car le logiciel vous permet de faire une optimisation sur la communication interne des informations de l'entreprise.

- La sécurisation : il n'y a pas de risque de suppression ni de détérioration de documents pour les stockages en GED ! Toutes les informations sauvegardées sont mises en ligne, et vous y aurez toujours accès.

- La valeur écologique : à titre informatif, un salarié peut consommer jusqu'à 2 500 papiers par an ! Ainsi, rien que pour les bulletins de paie, la dématérialisation par le système de la GED est déjà très important, et elle contribue aux stratégies des entreprises plus vertes pour la protection de l'environnement. De plus, cela permettra de soigner l'image de marque de l'entreprise.


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