Facture électronique pour les entreprises : avantages et mise en place

Dès juillet 2024, la facture électronique deviendra une obligation pour les entreprises françaises assujetties à la TVA. En tant qu’entreprise, passer à la facture électronique sera donc une obligation pour tous, que vous soyez une TPE, PME ou une grande entreprise. Toutefois, si vous adoptez une solution de facturation électronique bien choisie, vous pouvez en tirer d’importants avantages. Quels sont donc ses avantages ? Quid des règles de sa mise en place ? Découvrez dans cet article les avantages de la facture électronique ainsi que les choses à savoir pour bien la mettre en place pour les entreprises.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

On désigne par facture électronique, une facture dont la création, le transfert et la réception est réalisée au moyen de l’électronique. Elle englobe au moins une base de données configurée de façon cohérente. Cela rend plus facile son traitement, qui est dans ce cas automatique et électronique. C’est du moins ce qu’il sied de retenir d’après l’article 153 de la loi finance de 2020.

En d’autres termes, retenez simplement que la facture électronique est un document original qui comporte toutes les informations obligatoires d’une facture papier. Sa particularité majeure est qu’elle est éditée et acheminée au moyen de l’électronique. En cela, la facture électronique ou e-facture se diffère des factures « papiers » ou du PDF ordinaire.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

Faut-il encore le rappeler, la facture électronique est une obligation qui sera imputée à toutes les entreprises. Il s’agit là d’une des raisons pour lesquelles il vous revient de passer à cette importante obligation. Quelles sont les obligations et normes que doit suivre une facture électronique ?

Facture électronique : les moyens pour garantir sa fiabilité

En tant qu’entreprise, pour garantir la fiabilité de votre facture électronique, vous devez recourir à l’un des moyens ci-après :

• La signature électronique : facile à mettre en place, elle est à la portée de toutes les bourses. Elle est proposée par de nombreuses solutions de GED, notamment celle de Numéria.
• Les plateformes d’Échange de Données Informatisées (EDI) : faciles à mettre en place, avec celles-ci, vous pouvez établir, envoyer et recevoir une facture électronique.
• La Piste d’Audit Fiable (PAF) : Par ce moyen, vous pouvez superviser votre facture électronique dans le respect du processus établi avec le Code général des impôts. Ainsi, vous devez prouver les relations existantes entre la facture électronique, les courriers électroniques de bon de commande et le règlement. De même, vous avez l’obligation de sauvegarder toutes les preuves des diverses étapes. Et ce, dans l’ordre du déroulement du processus.

En tant qu’entreprise, pour remplir vos différentes obligations, vous devez recourir à une plateforme de dématérialisation de factures. Celle-ci vous permettra d’acheminer vos factures clients tout comme vos factures fournisseurs vers leurs destinataires respectifs. Il peut s’agir d’un portail public de dématérialisation qui se fondera sur la plateforme CHORUS pro. Sinon, une autre plateforme de dématérialisation de factures affiliée à l’administration.

En revanche, certaines mentions obligatoires doivent figurer sur votre facture électronique. Ces dernières ne sont rien d’autre que celles qui se retrouvent sur les factures en format papier. Quels sont les avantages à passer à la facturation électronique ?

Les avantages à passer à la facturation électronique

Passer à la facturation électronique vous assure plusieurs avantages :

• Bénéficiez de la suppression de la facture papier : Qu’il s’agisse d’impression, de la mise sous pli, du routage, de l’affranchissement, tous sont définitivement supprimés.

• Optimisez le temps de travail de votre service RH : la facture électronique vous fait profiter d’une grande rapidité d’émission. Ce qui réduit le temps de travail de votre service RH.

• Réalisez des gains financiers : vous vous libérez de l’affranchissement postal qui est le plus coûteux dans le mode d’envoi traditionnel. De plus, vous allez rentabiliser sur les investissements. Cela, grâce au fait que la facture électronique sera mise en place avec l’aide des développeurs de logiciels et plateformes de flux affiliées.

• Rendez votre comptabilité plus sereine : dans ce processus, l’archivage est mis en place de façon automatique. Vous pouvez donc suivre toutes vos transactions financières. Vos factures ne risquent pas non plus d’être endommagées ni supprimées.

• Améliorez le délai de paiement de vos factures clients : la facture électronique vous rassure sur la réception de votre facture par le client. Vous créez de cette manière une relation de confiance avec ce dernier et avec votre fournisseur. Vous pouvez aussi inciter vos clients à vite vous régler en introduisant de nouveaux moyens de paiement.

• Simplifiez la vie de votre entreprise et renforcez votre compétitivité : vous bénéficiez des moyens les plus modernes, ce qui permet à votre entreprise de se concentrer sur les activités importantes.

• Contribuez à la protection de l’environnement : cette solution émet moins de gaz à effet de serre que son équivalent en papier.

La facture électronique, pour qui ?

La facture électronique concernera bientôt toutes les entreprises. Pour le moment, toutes les entreprises ne sont pas encore sous la contrainte de cette obligation majeure. En effet, le gouvernement, dans la loi finance 2020, a opté pour une stratégie progressive dans la systématisation des factures électroniques. Comment se passera donc la mise en place de la facture électronique au niveau de toutes les entreprises ?

La facture électronique pour les TPE

À compter du 1er janvier 2025, les obligations de facturation électronique seront imposées aux TPE c’est-à-dire les « Très Petites Entreprises ». Pour que vous soyez rangé dans cette catégorie, votre entreprise doit posséder au plus 10 salariés. Vous devez également réaliser un chiffre d’affaires ou un bilan total de moins de 2 millions d’euros.

Si vous remplissez ces conditions, n’attendez pas forcément cette date avant de passer à la facturation électronique. Numéria vous propose une solution de facturation électronique pour les TPE ;

Notre solution pour passer à la facturation électronique

Avec notre solution de facturation électronique, vous pouvez trier vos factures. Grâce aux outils de gestion fluide et facile, vous pouvez distinguer ceux qui ont été réglés de ceux qui ne le sont pas. De plus, avec notre fonctionnalité recherche rapide et avancée, vous pouvez accéder directement à une facture donnée.

Outre cela, vous pouvez transmettre vos données à l’administration fiscale avec notre solution de facturation électronique. Tout ceci, vous pouvez le faire via notre plateforme ProDiP. En tant qu’entreprise, vous avez un accès sécurisé et rapide à toutes vos factures sur la plateforme à partir d’un navigateur web ou votre smartphone.

De même, notre plateforme de dématérialisation du Groupe Numéria est connectée à la plateforme CHORUS pro. Elle est en plus conforme à la loi portant sur le code général des impôts en son article 289 V. Cette dernière permet en effet la dématérialisation des factures.

N’hésitez donc pas à faire appel à notre solution pour passer à la facturation électronique. Vous serez certain de jouir des multiples avantages qu’offre une solution de facturation électronique.