Pourquoi penser à la facture dématérialisée dès maintenant ?

La facture dématérialisée est depuis peu une obligation pour les entreprises dans le cadre des marchés publics. La dématérialisation des factures recèle d’importants avantages pour les entreprises. Avec cette réforme, les tracasseries liées à l’établissement traditionnel des factures clients et des factures fournisseurs sont conjuguées au passé. Place désormais à la facilité dans le processus de facturation, propulsé surtout par le digital. Qu’il s’agisse des TPE, PME, ou de grandes entreprises, penser dès maintenant à la facture dématérialisée peut donc se révéler excellent comme décision. Les raisons ? Découvrez-les dans cet article.

Gain de temps

Vous le savez certainement. La réalisation d’une facture se révèle vraiment chronophage. Pour une opération de dématérialisation des factures, il vous faudra procéder à son insertion dans le système de facturation, l’imprimer, la plier puis l’affranchir. Et cette opération sera reprise autant de fois qu’il restera de factures à transmettre.

La facture dématérialisée vous épargne d’un tel supplice. Elle vous permet de gagner du temps dans le processus de facturation et de l’acheminement des factures. Qu’il s’agisse d’une facture client ou d’une facture fournisseur, étant transmise par mail, elle est reçue instantanément par votre destinataire.

Éviter les problèmes de stockage

La facture dématérialisée vous affranchit des problèmes de stockage. Vous ne l’ignorez certainement pas : la facture papier nécessite un stockage qui peut se révéler problématique quand le nombre s’accroît. Ce que vous épargne la facture dématérialisée dont l’archivage est numérique.

Facture dématérialisée : une obligation pour tous ?

Contrairement à la facture électronique qui sera progressivement une obligation dans tous les domaines, la facture dématérialisée n’est pas en tant que telle une obligation. Elle ne l’est que dans le cadre des marchés publics. Pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, qui veut prester pour le service public, il est indispensable qu’elle utilise la facture dématérialisée.

Dématérialisation de factures pour les TPE

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les TPE ont l’obligation d’utiliser une solution de dématérialisation de factures. Et ce, pour offrir ces prestations aux services publics. Alors, si vous êtes une entreprise avec moins de 10 salariés, sachez que pour gagner des marchés au ministère par exemple, vous avez l’obligation d’utiliser la facture dématérialisée ou la facture électronique.

Dématérialisation de factures pour les PME

À l’instar des TPE, les PME sont aussi tenues de passer à la dématérialisation des factures pour prester dans les services publics. Numeria propose une solution de facturation électronique pour les PME, pour vous qui rêvez d’obtenir des marchés dans le service public, vous savez déjà à quoi vous en tenir. Penser maintenant à la facture dématérialisée est l’idéal pour avoir part aux marchés du service public.

Comment faire une facture électronique ?

Une facture électronique peut être considérée comme telle lorsque tout son processus de réalisation se fait par voie digitale. De l’édition à la réception de la facture en passant par l’envoi, tout doit être numérique.
Pour commencer, l’édition de votre facture électronique peut déjà se faire avec le logiciel de comptabilité que vous utilisez habituellement. Vous pouvez encore recourir à un logiciel gratuit de facturation si cela vous enchante. Peu importe, il vous revient maintenant de joindre la signature électronique de votre entreprise. Il existe à cet effet, plusieurs solutions de signature électronique, mais la solution proposée par Numéria concilie le logiciel de facturation et la signature électronique en une seule et même plateforme.

Toujours par rapport à l’édition, votre facture électronique doit renfermer toutes les mentions obligatoires d’une facture papier. Il s’agit essentiellement des mentions exigées par le code du commerce à savoir :
• L’identité de votre entreprise : votre nom et votre prénom si vous êtes un entrepreneur, la raison sociale de votre entreprise, votre numéro SIREN ou SIRET
• L’identité de votre client : raison sociale, adresse de son siège social, dans le cas où ce dernier est différent de l’adresse de la facturation, mentionnez aussi celui de la facturation
• Le numéro de TVA de votre entreprise et celui de votre client
• La date de votre facture et celle de la livraison ou de la finalité des prestations
• Le numéro de votre facture ou du bon de commande s’il était fait par votre client
• Votre prestation de service ou le bien que vous avez vendu ainsi que sa quantité et son prix unitaire hors TVA
• La somme totale hors TVA et celle en TTC
• Les prix que vous avez majorés à cause des frais de transport ou ceux d’emballage ainsi que les réductions opérées
• Le taux de TVA applicable au bien vendu ou au service
• La date ou le délai de paiement
• La somme des pénalités au cas où le paiement serait en retard

Ne pas respecter ces mentions peut conduire à des amendes allant de 15 euros par mention inexacte à ¼ de la somme de la facture ou 75 000 euros si vous êtes une personne physique. S’il s’agit d’un défaut de facturation ou d’une facture fictive, les amendes sont doublées

Outre ces obligations, votre facture électronique doit être authentique, lisible et ne doit pas être modifiée, ni copiée, encore moins être supprimée. Pour vous assurer de sa fiabilité, la meilleure solution reste d’opter pour une solution de facturation électronique, qui assurera la dématérialisation de vos factures, mais aussi le respect des normes imposées pour le passage à la facturation électronique prévue en 2025.  
Pour finir, vous devez archiver votre facture électronique en toute sécurité et elle doit pouvoir être accessible pendant 10 ans. La solution proposée par Numéria permet de conserver les factures électroniques dans un espace de stockage protégé, et ce pendant la durée légale de conservation. Vous êtes donc assuré de rester toujours dans les normes imposées.

Effectuez une recherche avancée

L’outil de dématérialisation des factures que vous propose Numéria vous permet aussi d’effectuer des recherches avancées. S’il arrivait que votre client n’ait pas accepté votre facture électronique, en restant en mode traditionnel papier, l’outil Numéria peut vous aider à le déceler. Avec son outil de dématérialisation des factures, vous pouvez retrouver dans le flux des factures reçues, les clients qui ont accepté ou pas la dématérialisation de factures.

Transmission des données à l’administration fiscale

Avec l’outil de dématérialisation de factures de Numéria, vous pouvez transmettre vos données à l’administration fiscale. En réalité, Numéria vous offre une solution de facturation électronique dont le circuit est complet. De là, vous n’avez plus besoin de vous inquiéter à propos de n’importe quelle étape de votre facturation électronique.