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Accueil > Prestations > Coffre fort numérique > Découvrir le coffre fort numérique

Coffre-fort numérique

Distribuez vos bulletins de paie, factures et documents d'entreprise en quelques clics !

La coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique vous permet d'envoyer, stocker, consulter et router vos documents d'entreprise. C'est un excellent moyen de gagner du temps sur l'envoi régulier des documents. En tant qu'entreprise, il facilite votre quotidien administratif en vous permettant de :

  • Gagner du temps
  • Optimiser ses coûts d’envoi
  • Optimiser le temps de travail lié à la distribution
  • Vous offrant une seule plateforme de stokage pour tous les documents de votre entreprise

La mise en place d'un coffre-fort numérique implique la création d'un coffre-fort employeur pour l'émission et le stockage des documents, ainsi que d'un coffre-fort salarié, dans lequel les documents seront reçus.

Le coffre-fort numérique : une solution sécurisée pour vos documents

Qu'ils soient confidentiels ou non, les documents transmis grâce au coffre-fort numérique sont protégés par un accès unique, nécessitant identifiant et mot de passe pour chaque utilisateur.

La dématérialisation des documents de type bulletin de salaire, contrats, factures... vous met à l'abri de la perte ou la destruction des documents papier.

Coffre-fort numérique RH pour bulletins de paie

Vous souhaitez automatiser l'envoi de vos bulletins de paie, contrats, documents d'entreprise ? Permettre à vos salariés de les conserver en sécurité et d'y accéder en quelques clics ? Le coffre-fort RH ou coffre-fort employeur est une solution qui donne la possibilité de :

  • Distribuer et recevoir les bulletins de paie
  • Distribuer et recevoir les documents RH
  • Signer et renvoyer les documents RH en quelques minutes
  • Archiver les documents de type contrat de travail et autres documents RH



Loi sur la dématérialisation des bulletins de paie

Le coffre-fort doit être certifié AFNOR NF 203 CCFN pour garantir la conservation des bulletins de paie numériques

Les entreprises sont autorisées à utiliser le coffre-fort numérique pour bulletins de salaire. C‘est au salarié d’indiquer le refus de recevoir son bulletin e paie par voie numérique s’il le souhaite

Durée de conservation des documents en coffre-fort numérique

La durée de conservation des documents est soumise à une loi. Elle est de

  • 10 ans de conservation côté employeur
  • 50 ans côté salarié

Avec votre coffre-fort électronique Numeria, vos documents stockés sont automatiquement conservés pour la durée légale de chacun.

Coffre-fort numérique pour factures dématérialisées et coffre-fort numérique pour clients

Certains documents comme les factures seront bientôt obligatoirement dématérialisés. La dématérialisation des factures implique l'utilisation d'une plateforme de dématérialisation pour l'envoi de vos factures.

Comment passer à la dématérialisation de vos factures ? Comment optimiser les échanges de documents avec vos clients ? Numeria propose la muse en place sur-mesure de votre plateforme de dématérialisation des factures.

Cela peut aussi se faire via le coffre-fort numérique, qui permet à l'émetteur comme au destinataire, de :

  • consulter des documents
  • archiver des documents
  • stocker des documents

Le coffre-fort numérique, pour quoi ?

Le coffre-fort numérique est une solution d'archivage et de stockage électronique sécurisée (Gestion Électronique des Documents - GED). Elle permet de simplifier la dématérialisation des documents administratifs et leur transmission entre particuliers et entreprises.

La gestion électronique des données via le coffre-numérique est centrée autour d'une adresse de messagerie. Le coffre-fort numérique est un espace en ligne personnel qui permet aux utilisateurs :

  • La réception de courriers envoyés par les expéditeurs de leur choix ;
  • La gestion de ces documents : stockage, tri, paiement ;
  • La conservation des factures, bulletins de paie et autres données et documents administratifs dans un espace d'archivage électronique à valeur légale ;

Pour les entreprises, le coffre-fort numérique (GED) permet de lever les principaux freins à la dématérialisation de l'ensemble des données et documents clés et à leur gestion éléctronique : bulletins de paie, attestations de salaires, contrats de travail, justificatifs divers...

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